Podmínky ochrany osobních údajů

INFORMAČNÍ MEMORANDUM
O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V KONGRESOVÉM CENTRU PRAHA A HOTELU HOLIDAY INN


Vážení zákazníci a obchodní partneři,
Kongresové centrum Praha, a.s. si Vás tímto dovoluje informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu Vašich práv, jakožto subjektů údajů, souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).


1. Kdo je správcem osobních údajů?
Správcem osobních údajů je společnost Kongresové centrum Praha, a.s., 5. května 1640/65, Nusle, 140 00 Praha 4, IČ: 63080249, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 3275.


2. Kdo je osoba odpovědná za agendu ochrany osobních údajů?
Vaše osobní údaje jsou důkladně chráněny a zpracovány v souladu s příslušnými právními předpisy. Vaše případné dotazy a žádosti týkajících se osobních údajů a uplatňování Vašich práv můžete uplatnit na e-mailové adrese gdpr@praguecc.cz nebo na telefonu +420 261 171 111.

3. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Zpracováváme pouze ty osobní údaje a v takovém rozsahu, abychom Vám mohli poskytovat naše služby, dodrželi naše zákonné povinnosti a chránili naše oprávněné zájmy. Shromažďujeme rovněž osobní údaje našich klientů, včetně bývalých klientů, kteří dali souhlas k tomu, abychom je nadále oslovovali s nabídkou našich služeb.
Vaše osobní údaje zpracováváme k:
a) zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi námi a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a my tak musíme zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
b) marketingovým účelům, abychom co nejlépe přizpůsobili nabídku svých služeb Vašim potřebám, pro tento účel zpracování získáváme Váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Zasílání marketingových zpráv můžete kdykoliv odmítnout prostřednictvím naší kontaktní e-mailové adresy nebo způsobem popsaným v marketingové zprávě;
c) ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1písm. f) GDPR).

4. Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
Osobní údaje taktéž zpracováváme pro ochranu svých oprávněných zájmů zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, zákonných povinností, přímého marketingu, ochrany našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrany životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.


5. Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou Vaše osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů, nebo například Katastru nemovitostí. Dále jsme Vaše osobní údaje mohli získat od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání Vašich osobních údajů, a se kterými spolupracujeme a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam Vy sám/sama umístil/a.

6. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazků, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky našich služeb a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracováváme následující kategorie osobních údajů, zejména:
a) identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, podpis, případně Vaše podoba, pokud se nám projdete před kamerovým systémem chránící náš majetek;
b) údaje vyplývající z Vašeho dokladu totožnosti, jako je číslo průkazu, datum vydání, doba platnosti, označení orgánu, který jej vydal, informace o trvalém pobytu (bydlišti) a místě skutečného pobytu;
c) kontaktní údaje: telefonní číslo a e-mailová adresa;
d) informace o využívání našich služeb: jedná se o údaje o tom, jaké služby jste s námi měli sjednané a jaké využíváte nyní;
e) informace ze vzájemné komunikace: informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů pro účely zkvalitňování našich služeb nebo jiných kontaktních formulářů;
f) fakturační a transakční údaje: jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách, popř. číslo Vaší platební karty a identifikačních znaků nezbytných pro vykonání platby;
g) geolokalizační informace: tj. informace z internetového prohlížeče nebo mobilních aplikací, které využíváte.

7. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti, pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájíme své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty apod.

8. Jakým způsobem zajištujeme ochranu vašich osobních údajů?
Uplatňujeme opatření nezbytná k bezpečnému uchování informací v elektronické nebo fyzické podobě, a k zabránění neoprávněnému přístupu, změnám či zveřejnění informací. Naše zabezpečení informací jsou podporovány řadou bezpečnostních standardů, procesů a postupů. Informace ukládáme v prostorách s omezeným přístupem nebo v elektronických databázích vyžadujících přihlašovací údaje a hesla. Požadujeme, aby poskytovatelé našich datových úložišť a jiní zpracovatelé splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení. Všichni partneři, zaměstnanci a poskytovatelé služeb, kteří mají přístup k důvěrným informacím, podléhají povinnosti mlčenlivosti.


9. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
Osobní údaje zpracovává Kongresové centrum Praha, a.s. nebo vybraní zpracovatelé, jež rovněž poskytují dostatečné a věrohodné záruky o zabezpečení ochrany Vašich osobních údajů (např. poskytovatelé IT služeb a služeb v oblasti bezpečnosti, účetní, poskytovatelé analytických služeb, poskytovatelé platebních služeb a jiní dodavatelé).
Dále mohou být Vaše osobní údaje za určitých podmínek zpřístupněny státním orgánům (soudům, policii, notářům, finančním úřadům, České národní bance apod., v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí) nebo je můžeme přímo poskytnout jiným subjektům v rozsahu stanoveném zvláštním zákonem. Osobní údaje v zákonem stanoveném rozsahu mohou být také předány pojišťovnám.
Osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci Evropské unie, resp. Evropského hospodářského prostoru („EHP“), i mimo EHP (např. společnostem ze skupiny IHG, Holiday Inn, v případě, že naše služby využijete i mimo Českou republiku). Pokud budou Vaše osobní údaje předávány mimo EHP, bude tak činěno v souladu s právními předpisy a pouze pokud bude zajištěna jejich dostatečná ochrana, zejména: 1) rozhodnutím Evropské komise o přijatelné ochraně v zemi či zemích přijímající osobní údaje, 2) vhodnými závaznými vnitřními předpisy příjemce, 3) schváleným etickým kodexem spolu se závaznými a vynutitelnými závazky správce nebo zpracovatele v zemi mimo EU a EHP, 4) na základě výjimky pro specifické situace, nebo 5) standardními smluvními doložkami v souladu s normami EU schválenými Evropskou komisí.

10. Nahráváme Váš hovor, když nám zavoláte?
Ano, pro účely zkvalitňování našich služeb jsou telefonní linky Kongresového centra Praha a Hotelu Holiday Inn Kongresové centrum Praha nahrávány. Na nahrávání hovoru Vás vždy upozorňujeme, vyjma telefonních linek Hasičské záchranné služby KCP, Bezpečnostního a Technického dispečinku. Tyto telefonní linky jsou tísňové linky, tzn. jedná se o záchranu života a ochranu majetku, kde každá vteřina je velmi drahá, proto zde není hlášení o nahrávání. Po dobu 30 dnů můžeme obsah rozhovoru využít pro hodnocení kvality poskytování našich služeb. Po uplynutí této doby je hovor smazán.

11. Používáme Cookies?
Ano, používáme. Pokud si ve svém zařízení (tablet, mobil, notebook apod.) nastavíte, že má prohlížeč umožnit webovský stránkám KCP www.praguecz.cz a www.holidayinn.cz ukládat  Cookies do Vašeho zařízení. Toto nastavení prohlížeče je nástrojem zprostředkování Vašeho Souhlasu nám, že můžeme Vaše údaje zpracovávat naše pro marketingové účely.

12. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro naplnění stanoveného účelu. Pro poskytování našich služeb zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání Vaší smlouvy, po ukončení smluvního vztahu po dobu nezbytně nutnou a vyžadovanou právními předpisy nebo po dobu trvání našeho oprávněného zájmu. U souhlasu zpracováváme Vaše osobní údaje jen do jeho odvolání, maximálně však po dobu 5 let od jeho udělení. Po uplynutí stanovené doby Vaše osobní údaje bezpečně a nenávratně zničíme tak, abychom je již nemohli obnovit a nemohlo dojít k jejich zneužití.

13. Jaká jsou Vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Právo na informace o zpracování a přístup k Vašim osobním údajům
Máte právo od nás získat potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím o zpracování. Máte rovněž právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu
Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají, případně doplnili neúplné osobní údaje. Informujte nás, prosím, o všech změnách týkajících se Vašich osobních údajů na níže uvedené adrese.

Právo na omezení zpracování
Jakožto subjekt údajů máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů pokud:
• popíráte přesnost osobních údajů, které o Vás zpracováváme, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit; zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale Vy odmítáte jejich výmaz a žádáte místo toho o omezení jejich použití; zpracování Vašich osobních údajů již není z naší strany potřebné, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků; nebo jste vznesli námitku proti zpracování z důvodu rozhodování pouze na základě automatizovaného zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody;
• bylo zpracování omezeno na základě některého z výše uvedených důvodů, mohou být dotčené osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu. O zrušení omezení zpracování Vašich osobních údajů jsme povinni Vás předem informovat.

Právo vznést námitku
Domníváte-li se, že zpracování osobních údajů probíhá v rozporu s ochranou Vašeho soukromí nebo v rozporu s právními předpisy, máte právo vznést proti takovému zpracování osobních údajů námitku. Stejně tak můžete vznést námitku proti automatizovanému rozhodování.

Právo na přenositelnost
Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci tak, aby osobní údaje byly předány přímo společností Kongresové centrum Praha, a.s. druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na výmaz
Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je splněna alespoň jedna z následujících podmínek:
• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, odvoláte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů a na naší straně neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování, vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a na naší straně neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, osobní údaje musí být vymazány ke splnění naší právní povinnosti, osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
Výše uvedené podmínky se neuplatní, pokud je zpracování osobních údajů nezbytné:
• pro výkon práva na svobodu projevu a informace pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na nás vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je jsme pověřeni; z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví; pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování; nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo odvolat souhlas
Pokud zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete takový souhlas kdykoli bezplatně odvolat. Odvoláním tohoto souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním. Odvolat souhlas lze kdykoli písemně zasláním emailu nebo dopisu na kontaktní adresu uvedenou níže, a to bez jakýchkoli následků pro naše společné stávající anebo budoucí smluvní vztahy.

Kongresové centrum Praha, a.s., 5. května 1640/65, 140 00 Praha 4, IČ: 63080249, e-mail: takeaway@holidayinn.cz